1. UBO : de quoi s’agit-il ?

UBO signifie « Ultimate Beneficial Owner ». En français : registre des bénéficiaires effectifs.

Toute ASBL doit remplir ce registre !

Cette obligation découle de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

Si la société a été inscrite au registre UBO avant le 11 octobre 2020, le registre doit être complété avec les documents nécessaires qui confirment l’exactitude des informations inscrites. Le document doit démontrer que les informations fournies sont adéquates, exactes et à jour.

ATTENTION : pour garantir que les informations contenues dans le registre UBO sont toujours à jour, elles DOIVENT être confirmées chaque année, vous DEVEZ donc rentrer une déclaration annuellement.

En cas de non-respect (dans les temps) de ces formalités, une amende de 250 à 50.000 euros est possible.

2. Qui est concerné ?

Les sociétés, les A(I)SBL et fondations et les trusts et autres entités juridiques similaires aux trusts.

3. De quels bénéficiaires parle-t-on ?

Pour les a(i)sbl et fondations, sont considérés comme bénéficiaire effectifs :

• Les administrateurs ;
• Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
• Les personnes chargées de la gestion journalière de l’A(I)SBL ou de la fondation ;
• Les fondateurs d’une fondation ;
• Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’A(I)SBL ou la fondation a été constituée ou opère ;
• Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’A(I)SBL ou la fondation.

4. Comment se préparer avant de constituer son registre ?

Vous assurer de :

• disposer d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui peut remplir les informations via la plateforme en ligne MyMinFin, au nom de votre ASBL ;
• avoir identifié à laquelle des catégories détaillées au point 3 ci-dessus votre bénéficiaire effectif appartient ;
• disposer d’informations précises et détaillées sur les bénéficiaires effectifs de votre ASBL et de toute entité juridique par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre organisation ;
• disposer de documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;
• avoir mis en place des procédures au sein de votre ASBL afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.

Infos supplémentaires :

Vous avez fait ou vous devez procéder à votre enregistrement UBO ?

1. Vous l’avez fait AVANT le 11 octobre 2020 : vous avez l’obligation de fournir tout document qui prouve que les informations enregistrées à l’UBO sont adéquates, exactes et actuelles (exemples : les statuts, une publication au moniteur). Vous aviez jusqu’au 31 août 2021 pour le faire.
2. Vous l’avez fait APRES le 11 octobre 2020 : vous devez fournir ces documents à l’enregistrement.

Ces documents devront être téléchargés.

6. L’application

Aller sur le portail MyMinfin ou MyMinfinPro, onglet Applications ou sur le site Internet www.finances.belgium.be (onglet E-services, Registre UBO) : Registre UBO | Compliance | SPF Finances (belgium.be). Choisissez ensuite votre moyen d’authentification et suivez les instructions à l’écran.

7. Manuel d’utilisation

https://finances.belgium.be/sites/default/files/UBO-Manuel%20d%27utilisation-Representant%20legal_0.pdf

8. Besoin d’aide ?

Maison Pour Associations

Route de Mons, 80
6030 Marchienne-au-Pont
071/53.91.53

Conseillère juridique : melodie@mpa80.be

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Depuis le 12 juillet 2021, de telles demandes doivent obligatoirement être rentrées en ligne.

Il s’agit de trois sortes de déclarations :

– La demande d’identification à la TVA de commencement d’activité (formulaire 604A). Toute personne physique ou morale doit, avant d’exercer une activité économique qui lui octroie la qualité d’assujetti à la TVA, introduire cette demande.

– La déclaration de modification (formulaire 604B). En cas de modification des informations qui figuraient dans la demande d’identification à la TVA (adresse fiscale, régime d’imposition, numéro de compte bancaire…), ce changement doit être signalé dans un délai d’un mois.

– La déclaration de cessation d’activité TVA (formulaire 604C). Cette déclaration doit être complétée dans le mois.

Pour plus d’infos, consultez : https://finances.belgium.be/…/debut-fin-modification…

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